Mit der Fuhrparkmanagement-Software Avrios hebt Shiftmove das Dokumentenmanagement im Fuhrpark auf ein neues Level: Die „Poststelle – der AI Dokumenten Manager“ erkennt Dokumente automatisch, ordnet sie zu und stößt eigenständig Folgeprozesse an. Damit schafft Shiftmove eine Künstliche Intelligenz, die im Fuhrpark-Alltag für echte Entlastung sorgt und mittleren sowie großen Flotten jeden Monat mehrere Arbeitstage Zeitersparnis bringt.

Berlin, 23. März 2026 – Das Dokumentenmanagement gilt in der Branche als einer der größten versteckten Kosten- und Zeitfaktoren. Während die Digitalisierung viele Prozesse beschleunigt hat, bleibt die manuelle Bearbeitung von PDFs und Scans ein Flaschenhals: Täglich gehen Rechnungen, Bußgelder, Schadendokumente oder HU-Bescheinigungen ein, die händisch geprüft und zugeordnet werden müssen. Mit der neuen „Poststelle“ stellt Shiftmove einen KI-basierten Dokumenten-Manager vor, der diese Verarbeitung in der Software Avrios vollständig automatisiert und Folgeprozesse auslöst. Die Lösung reduziert den administrativen Aufwand pro Beleg um bis zu fünf Minuten und eliminiert typische manuelle Fehlerquellen.

Vom Zeitfresser zum automatisierten Workflow

Angesichts steigender operativer Komplexität wird Automatisierung im Fuhrpark unverzichtbar. Die KI-gestützte Poststelle fungiert als zentraler Eingangskanal für Dokumente, die via E-Mail, Direkt-Upload oder Scan in die Fuhrparkmanagement-Software gelangen. Die integrierte Künstliche Intelligenz (KI) erkennt den Dokumenttyp in Sekunden, ordnet ihn dem richtigen Fahrzeug oder Vorgang zu und speichert alles strukturiert sowie audit-sicher ab.

KI in der Praxis: Dokumente als Prozess-Auslöser

Neu ist die aktive Verknüpfung mit operativen Abläufen: Dokumente werden nicht mehr nur passiv abgelegt, sondern stoßen automatisch relevante Folgeschritte an. Beispielsweise werden Schadendokumente automatisch offenen Schäden zugeordnet, Zulassungsbescheinigungen werden ausgelesen und offenen Beschaffungen zugewiesen, für Rechnungen und Bußgelder werden automatisch Folgeaufgaben ausgelöst. 

Trotz dieser Automatisierung behalten Fuhrparkverantwortliche die volle Kontrolle, da alle KI-Vorschläge jederzeit geprüft und manuell angepasst werden können.

KI, die im Fuhrpark-Alltag ankommt

„Statt auf isolierte Chatbots setzen wir auf KI, die im operativen Alltag für echte Entlastung sorgt“, sagt Felix Schmidt, Chief Product & Technology Officer bei Shiftmove. „Die Poststelle lässt KI im Fuhrpark wirklich arbeiten: Sie analysiert nicht nur Daten, sondern übernimmt zusätzlich die administrativen Routineaufgaben, die Fuhrparkverantwortliche bisher wertvolle Zeit gekostet haben.”

Automatisierung als Antwort auf operative Komplexität

Das Ziel der neuen Funktion ist die radikale Entlastung der Fuhrparkverantwortlichen von zeitaufwendigen, administrativen Aufgaben. Während Software bisher primär für Transparenz sorgte, übernimmt sie nun zunehmend operative Prozesse. Dies ermöglicht es Unternehmen, das Tagesgeschäft weitgehend autonom abzuwickeln und Ressourcen für strategische Aufgaben wie die Flottentransformation oder Kostenoptimierung freizusetzen.

Mit der Integration von KI-basierten Ausreißeranalysen geht Shiftmove bereits den nächsten Schritt: Das System agiert künftig als digitaler Frühwarnposten, der Fuhrparkmanager aktiv informiert, wenn Kosten massiv abweichen oder die Datenlage eine Optimierung der Flottengröße nahelegt.