I. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
Verantwortlicher gemäß Art. 4 Abs. 7 DSGVO für die hier beschriebenen Verarbeitungen ist:
Shiftmove GmbH
Warschauer Straße
5710243 Berlin, Deutschland
E-Mail: contact@shiftmove.com
Telefon: +49 30 555 79 852
Darüber hinaus ist Shiftmove bei der Bereitstellung seiner Produkte an Unternehmen regelmäßig Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO. Informationen zu den hierbei verarbeiteten Daten sind in diesem Abschnitt separat ausgewiesen.
Bei Fragen oder Anliegen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in dem hier beschriebenen Umfang sowie zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns unter den hier angegebenen Kontaktinformationen kontaktieren.
II. Datenschutzbeauftragte
Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter privacy@shiftmove.com oder per Post unter der oben genannten Adresse mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragter“.
III. Avrios
Die Fleetmanagement-Software Avrios wird grundsätzlich nur als Auftragsverarbeiter an Geschäftskunden vertrieben. Sie finden im Folgenden unter 2. Verarbeitungen als Auftragsverarbeiter die Informationen zur Verarbeitung der Daten im Auftrag durch die SaaS-Anwendung Avrios. Zusätzlich verarbeitet Shiftmove jedoch auch Daten in eigener Verantwortung. Informationen hierzu finden Sie unter 1. Verarbeitungen als Verantwortlicher.
1. Verarbeitungen als Verantwortlicher
1.1 Verbindungsdaten
Bei der Nutzung unserer Produkte verarbeiten wir personenbezogene Daten, um den reibungslosen bzw. funktionsfähigen sowie sicheren Betrieb unserer Webseite zu garantieren. Dabei können die folgenden Daten verarbeitet werden (sog. Logfiles):
- Betriebssystem und aktuelle IP-Adresse (letztes Oktett gekürzt) des Endgeräts, mit dem Sie unsere Webseite besuchen
- Browser (Typ, Version und Spracheinstellung)
- die abgerufene Datenmenge
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- URL der zuvor besuchten Webseite (Referrer)
- URL der (Unter-)Seite die Sie innerhalb des Produkts aufrufen
- Internet-Service-Provider des zugreifenden Systems Zweck der Verarbeitung ist die Gewährleistung eines stabilen und sicheren Betriebs unserer Produkte. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Das Hosting dieser Webseite erfolgt durch den Dienstleister AMAZON WEB SERVICES, EMEA SARL, 38 avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxembourg, mit dem wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen haben. Ihre Daten werden in einem europäischen Rechenzentrum verarbeitet und 24 Stunden nach der Erhebung anonymisiert.
1.2 Usercentrics-Einwilligungsmanagement
Wir nutzen die Usercentrics Consent Management Plattform als Einwilligungsmanagement-Tool im Rahmen der Einbindung von Marketing- und Analyse-Tätigkeiten innerhalb unserer Produkte. Die Consent Management Plattform sammelt Logfile- und Einwilligungsdaten mittels JavaScript. Dieses JavaScript ermöglicht es den Nutzer:innen über ihre Einwilligung zu bestimmen, welche Dienste und Datenverarbeitungen innerhalb unserer Produkte stattfinden, diese zu informieren und entsprechende Einwilligungen einzuholen, zu verwalten und zu dokumentieren. Wir verarbeiten dabei die folgenden Daten: Daten zu Ihren erteilten EinwilligungenGerätedaten wie Ihre gekürzte IP-Adresse und User-Agent-Daten (Browsertyp, Gerätetyp, Betriebssystem, Softwareversionsdaten).
Zweck der Datenverarbeitung ist die Analyse und Management der erteilten Einwilligungen, um so unserer Pflicht eines DSGVO-konformen Einwilligungsmanagements nachzukommen. Der Einsatz von Usercentrics dient dem Zweck des Nachweises von erteilten und nicht erteilten Einwilligungen sowie deren Verwaltung.Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse an der ordnungsgemäßen und rechtskonformen Einholung von Einwilligungen auf unserer Webseite gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, § 25 TDDDG.
Ihre Daten werden grundsätzlich für ein Jahr gespeichert und vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht. Anbieter ist die Usercentrics GmbH, Sendlinger Straße 7, 80331 München, Deutschland. Ihre Daten werden ausschließlich auf europäischen Servern verarbeitet. Wir haben mit Usercentrics einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.
1.2 Planhat
Mit dem Customer-Relationship-Management-System Planhat verarbeiten wir Daten zur Analyse von Benutzerinteraktionen mit unserer Anwendung und der Zufriedenheit von Nutzern mit unserer Plattform. Planhat verwendet für die Erhebung von Daten zu diesem Zweck Cookies und speichert diese auf Ihrem Endgerät. Wir verarbeiten die folgenden Daten: Benutzeridentifikationsdaten (z. B. E-Mail-Adressen, Benutzerkennungen)Geräte- und Browserinformationen (z. B. IP-Adressen, Browsertyp, Betriebssystem),Verhaltens- und Interaktionsdaten (z. B. besuchte Seiten, Klicks, Navigationspfade)Sitzungsdaten (z. B. Sitzungsdauer, Datenverkehrsquellen) Darüber hinaus werden im Rahmen sogenannter Net-Promoter-Score (“NPS”)-Umfragen pseudonymisiert und aggregiert Ergebnisse zur Nutzerfreundlichkeit und Zufriedenheit mit unserer Anwendung verarbeitet.
Zweck der Verarbeitung ist die Erstellung aggregierter Metriken und Analysen zur Nutzung unserer Plattform und das Engagement mit unserer Anwendung. Die erhobenen Daten werden dem bei uns gelisteten Kunden innerhalb Planthats zugeordnet. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Ihre freiwillig erteilte Einwilligung über unser Consent-Management gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können Ihre Einwilligung hierzu jederzeit und mit Wirkung für die Zukunft über das Einwilligungsmanagement innerhalb der Anwendung widerrufen. Die erhobenen Rohdaten werden solange verarbeitet, wie die Einwilligung für die Verarbeitung der Daten besteht. Die personenbezogenen Rohdaten werden spätestens nach 36 Monaten gelöscht. Aggregierte Analysen und anonymisierte Reports können jedoch weiterhin gespeichert werden.
Für die Bereitstellung von Planhat arbeiten wir mit Planthat A/B (“Planhat”) Malmskillnadsgatan 13, 111 57 Stockholm, Schweden zusammen. Ihre Daten werden ausschließlich auf europäischen Servern verarbeitet. Wir haben mit Planhat einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen
1.3 Datadog
Mithilfe des Tools Datadog können unsere Entwickler zusätzliche Daten zur Nutzung unserer Plattform für eine schnellere Fehlerbehebung und Identifikation von Bugs erheben. Datadog verwendet für die Erhebung von Daten zu diesem Zweck Cookies und speichert diese auf Ihrem Endgerät. Es werden die folgenden Daten verarbeitet: Benutzeridentifikationsdaten (pseudonymisierte Sitzungs-ID) Geräte- und Browserinformationen (z. B. IP-Adressen, Browsertyp und -version, Gerätetyp, Betriebssystemdetails)Verhaltens- und Interaktionsdaten (z. B. Mausbewegungen, Klicks, Tastenanschläge, Bildlaufverhalten, Seitenbesuche)Sitzungs- und Leistungsdaten (z. B. Sitzungsdauer, Zeitstempel, Seitenladezeiten, Netzwerkanfragen und -antworten)Fehler- und Diagnosedaten (z. B. JavaScript-Fehler, Absturzberichte, Konsolenprotokolle, Details zum Laden von Ressourcen)Pseudonymisierte Sitzungsaufzeichnungen.
Zweck der Verarbeitung ist die Überwachung der Leistung und Stabilität unserer Webanwendungen sowie der Analyse von Nutzerinteraktionen. Ziel ist es, Fehler zu identifizieren, die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern und technische Probleme durch die Erhebung von Sitzungs- und Verhaltensdaten sowie Performance-Metriken zu diagnostizieren. Bei dem Einsatz des Session-Recording-Feauters werden keine Daten zu Ihren Eingaben innerhalb der Anwendung an Shiftmove übermittelt. Die Daten werden direkt auf Ihrem Endgerät pseudonymisiert. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Ihre freiwillig erteilte Einwilligung über unser Consent-Management gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können Ihre Einwilligung hierzu jederzeit und mit Wirkung für die Zukunft über das Einwilligungsmanagement innerhalb der Anwendung widerrufen. Session-Recordings werden für bis zu 30 Tage aufbewahrt und anschließend automatisiert gelöscht. Die erhobenen Rohdaten werden solange verarbeitet, wie die Einwilligung für die Verarbeitung der Daten besteht. Die personenbezogenen Rohdaten werden spätestens nach 36 Monaten gelöscht. Aggregierte Analysen und anonymisierte Reports können jedoch weiterhin gespeichert werden.
Für die Bereitstellung von Datadog arbeiten wir mit Datadog, Inc. 620 8th Ave Fl 45New York, NY 10018, USA zusammen. Die Datenverarbeitung findet grundsätzlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union statt. Für den Fall, dass eine Übermittlung oder ein Zugriff auf die Daten, etwa im Falle einer Supportanfrage, nicht ausgeschlossen werden kann, sorgen folgende garantien für ein angemessenes Datenschutzniveau entsprechend der gesetzlichen Anforderungen. Datadog ist unter dem EU-US-Data Privacy Framework zertifiziert und für Übermittlungen personenbezogener Daten gilt somit der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Wir haben mit Datadog einen Auftragsverarbeitungsvertrag unter Anwendung der notwendigen Standarddatenschutzklauseln geschlossen und durch zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt.
1.4 Segment
Wir verwenden den Dienst Segment zur Verifizierung und Überwachung von Nutzungslizenzen. Zu diesem Zweck erheben wir die folgenden Daten:Identifikationsdaten wie E-Mail-Adresse, Benutzer-ID, KundennummerPseudonyme, wie Sitzungs-IDs oder andere gerätespezifische IdentifierTechnische Daten wie IP-Adresse, Browsertyp und -version, Gerätetyp (z. B. Smartphone, Desktop), Betriebssystem und Version, Interaktions- und Nutzungsdaten wie Seitenaufrufe, Interaktionen mit Funktionen wie dem Hinzufügen von Fahrzeugen oder Fahrer:innen mit jeweiligen Zeitstempeln. Zweck der Verarbeitung ist die vertragsgemäße Erbringung unserer Dienstleistung und der Kontrolle der Nutzung unserer Software im Einklang mit unseren Geschäftsbedingungen, sowie den vereinbarten Lizenzrahmen. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist die Durchführung des Vertrags mit unseren Kund:innen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Für die Bereitstellung von Segment arbeiten wir mit Twilio, 101 Spear St FL 5 San Francisco, CA 94105, USA zusammen. Die Datenverarbeitung findet grundsätzlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union statt. Für den Fall, dass eine Übermittlung oder ein Zugriff auf die Daten, etwa im Falle einer Supportanfrage, nicht ausgeschlossen werden kann, sorgen folgende garantien für ein angemessenes Datenschutzniveau entsprechend der gesetzlichen Anforderungen. Twilio ist unter dem EU-US-Data Privacy Framework zertifiziert und für Übermittlungen personenbezogener Daten gilt somit der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Wir haben mit Twilio einen Auftragsverarbeitungsvertrag unter Anwendung der notwendigen Standarddatenschutzklauseln geschlossen und durch zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt.
1.5 Bugsnag
Bugsnag ist ein Fehlerüberwachungstool, das Softwarefehler (sogenannte Bugs) in Anwendungen identifiziert und analysiert, um die Stabilität und Leistung zu verbessern. Es wird von Entwicklern eingesetzt, um Probleme schneller zu beheben und eine höhere Softwarequalität sicherzustellen.Verarbeitet werden folgende technischen Daten: IP-Adressen, Geräteinformationen, Betriebssystem, Browsertyp, Sitzungsdetails (aufgerufene Webseite, Datum und Uhrzeit der Seitenaufrufe), Log-Dateien sowie Informationen zu Benutzerinteraktionen, die zu einem Fehler geführt haben.
Die Verarbeitung dient dem Zweck, Softwarefehler zu erkennen, deren Ursachen zu analysieren und die Stabilität der Anwendung zu verbessern. Darüber hinaus werden Performance-Probleme ermittelt und Nutzungsmuster analysiert, um die Benutzerfreundlichkeit der Software sicherzustellen. Bugsnag trägt so zur kontinuierlichen Verbesserung der Software und der Kundenzufriedenheit bei. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse), da die Fehlerüberwachung ein legitimes Interesse des Verantwortlichen darstellt, um eine stabile und funktionsfähige Anwendung zu gewährleisten. Sollte Bugsnag in Zusammenhang mit vertraglichen Verpflichtungen verwendet werden, basiert die Verarbeitung zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.Die Daten werden so lange aufbewahrt, wie dies für die Analyse und Behebung von Fehlern erforderlich ist, und anschließend gelöscht oder anonymisiert, je nach vertraglicher Vereinbarung mit Smartbear Software, Inc.
1.6 Kontakt
Sie können über unser bereitgestelltes Formular oder die verfügbaren Kontaktinformationen Sales- und Supportanfragen an uns stellen, sowie uns zu sonstigen Themen kontaktieren. Bei der Kontaktaufnahme über eines unserer Webformulare sind die als Pflichtfelder markierten Daten anzugeben. Im Rahmen Ihrer Kontaktaufnahme verarbeiten wir regelmäßig folgende Daten:Vor- und NachnamenE-Mail-AdresseUnternehmenTelefonnummerNachrichteninhalte und weitere Informationen zu Ihrem AnliegenVerbindungs- und Gerätedatenverarbeiten. Die verpflichtenden Angaben, ohne die eine Kontaktaufnahme nicht möglich ist, sind mit einem Stern markiert. Die Verarbeitung der Daten erfolgt aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO im Rahmen der Anbahnung oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. des Vertrags mit Ihnen oder aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung und Beantwortung Ihres anderweitigen Anliegens gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Weitere Angaben sind für die Kontaktaufnahme nicht zwingend erforderlich und erfolgen somit freiwillig aufgrund Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Ihre personenbezogenen Daten werden – vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen – gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt, Ihr Anliegen also vollständig bearbeitet ist und keine weitere Kommunikation mit Ihnen erforderlich ist oder von Ihnen gewünscht wird.
Sales-Anfragen werden über unser internes Customer-Relations-Management-System verwaltet. Wir arbeiten hierfür mit dem Dienstleister salesforce.com Germany GmbH (“Salesfroce”), Erika-Mann-Straße 31-37, 80636 München, Deutschland zusammen. Ihre Daten werden ausschließlich in europäischen Rechenzentren verarbeitet. Im Falle von Supportanfragen können jedoch auch Daten durch Salesforce in die USA (Drittland) übermittelt werden. Mit Salesforce haben wir daher einen Auftragsverarbeitungsvertrag unter Anwendung der EU-Standardvertragsklauseln geschlossen. Die EU-Standardvertragsklauseln sind auf der Webseite der Europäischen Kommission verfügbar. Darüber hinaus ist Salesforce nach dem EU-US-Data-Privacy-Framework zertifiziert. Für Übermittlungen personenbezogener Daten gilt somit der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission.
Support-Anfragen werden über unser interes Kundensupport-Tool Zendesk verwaltet und bearbeitet. Wir arbeiten hierfür mit Zendesk Inc (“Zendesk”)., 181 S. Fremont St., San Francisco, CA 94105, USA, zusammen. Ihre Daten werden ausschließlich in europäischen Rechenzentren verarbeitet. Im Falle von Supportanfragen können jedoch auch Daten durch Zendesk in die USA (Drittland) übermittelt werden. Mit Zendesk haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag unter Anwendung der EU-Standardvertragsklauseln geschlossen. Die EU-Standardvertragsklauseln sind auf der Webseite der Europäischen Kommission verfügbar. Darüber hinaus ist Zendesk nach dem EU-US-Data-Privacy-Framework zertifiziert. Für Übermittlungen personenbezogener Daten gilt somit der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission.
Live-Chat innerhalb der Anwendung können Sie unsere Mitarbeiter:innen direkt über das bereitgestellte Chatfenster für Fragen kontaktieren. Für die Bereitstellung der Chatfunktion arbeiten wir mit Intercom Inc. (“Intercom”) 55 2nd Street, Suite 400, San Francisco, CA 94105, USA, zusammen. Rechtsgrundlage für die Nutzung des Live-Chat-Features ist ihre freiwillig erteilte Einwilligung. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Ihre freiwillig erteilte Einwilligung über unser Consent-Management gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können Ihre Einwilligung hierzu jederzeit und mit Wirkung für die Zukunft über das Einwilligungsmanagement innerhalb der Anwendung widerrufen. Ihre Daten werden ausschließlich in europäischen Rechenzentren verarbeitet. Im Falle von Supportanfragen können jedoch auch Daten durch Intercom in die USA (Drittland) übermittelt werden. Mit Intercom haben wir daher einen Auftragsverarbeitungsvertrag unter Anwendung der EU-Standardvertragsklauseln geschlossen. Die EU-Standardvertragsklauseln sind auf der Webseite der Europäischen Kommission verfügbar. Darüber hinaus ist Intercom nach dem EU-US-Data-Privacy-Framework zertifiziert. Für Übermittlungen personenbezogener Daten gilt somit der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission.
1.7 Marktforschung und Umfragen
Im Rahmen der Nutzung unserer Anwendungen führen wir von Zeit zu Zeit quantitative und qualitative Umfragen und Interviews durch. Im Rahmen dieser Interviews werden ihre personenbezogenen Daten verarbeitet. Hierzu zählen: Name, E-Mail Adresse, IP-Adresse, Kommunikationsdaten und -inhalte, Umfrageantworten, Video- und TonaufzeichnungenDie Verarbeitung dient dem Zweck, die Zufriedenheit unserer Kund:innen zu messen und unsere Produkte weiterzuentwickeln. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Ihre freiwillig erteilte Einwilligung entsprechend Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung hierzu jederzeit und mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Im Rahmen der Umfragen können Sie zusätzlich freiwillig der Aufzeichnung von Interviews zustimmen. Die Daten werden so lange aufbewahrt, wie es für den Verarbeitungszweck erforderlich ist, oder Sie Ihre Einwilligung widerrufen. Aufzeichnungen von Interviews werden für bis zu 3 Jahre gespeichert und anschließend gelöscht, sollten Sie Ihre Einwilligung zuvor nicht widerrufen.Zur Optimierung von Terminbuchungen verwenden wir das Tool Calendly bereitgestellt von der Calendly LLC, 115 E Main St., Ste A1B, Buford, GA 30518, USA. Mit Calendly haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag unter Anwendung der EU-Standardvertragsklauseln geschlossen. Die EU-Standardvertragsklauseln sind auf der Webseite der Europäischen Kommission verfügbar. Darüber hinaus ist Calendly nach dem EU-US-Data-Privacy-Framework zertifiziert. Für Übermittlungen personenbezogener Daten gilt somit der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission.
2. Verarbeitungen im Rahmen der Auftragsverarbeitung
Shifftmove stellt das Avrios-Produkt als Auftragsverarbeiter zur Verfügung. Auftragsverarbeiter ist, wer gebunden an die Weisung des Verantwortlichen, Daten zu fremden Zwecken verarbeitet. Die datenschutzrechtlich Verantwortlichen für den Einsatz der Avrios-Anwendung sind unsere Kund:innen. Diese bestimmen die Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung und sind auch für die Erfüllung von Betroffenenanfragen verpflichtet. Im Folgenden wollen wir Ihnen die Informationen bereitstellen, welche sich aus der Position als Auftragsverarbeiter mit Sicherheit über die Verarbeitung bestimmten lassen.
2.1 Kategorien der verarbeiteten Daten:
Im Rahmen der Bereitstellung unserer Software und der Nutzung dieser werden folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:
- Aufgaben und Kommentare
- Bußgeldbescheidinformationen (Adressat, Höhe, Fotos)
- Fahrzeuginformationen (CO2-Ausstoß, Schadensmeldungen, Nummernschild, Fahrgestellnummer, - - KM-Stand)
- Fotos (Führerscheinfotos und Portraitfotos)
- Führerscheininformationen
- Kontaktinformationen (Telefonnummer, Faxnummer, Mobiltelefonnummer, E-Mail-Adresse)
- Kommunikationsverläufe (Benachrichtigungen, E-Mail-Verläufe mit Zulieferern, Dienstleistern, Versicherungen etc.)
- Personenstammdaten (Vorname, Nachname, Passwort, Adresse, Geschlecht, Geburtsdatum und -ort, Sprache, Nationalität, Aufenthaltsberechtigung, Zivilstand, Angaben zu Angehörigen ,Eintrittsdatum und Austrittsdatum von Beschäftigten, Informationen die in selbst verwalteten Feldern durch Kunden erhoben werden)
- Unternehmensverwaltungsdaten (interne ID, Kostenstelle, Organisation, Abteilung, Standort, Branche und Teilbranche, Berichtsstruktur)
- Informationen zur Lohnplanung (Nebenleistungen rund um Firmenwagen)
- Leistungsverzeichnisse und zugehörige Informationen (Anspruch auf Firmenwagen und Klasse des Firmenwagens)
- Tankkarteninformationen (Anbieter, Kosten, Datum, Produkt)
- Unfallverhütungsvorschrift-Testergebnisse
- Gerätedaten und IT-Nutzungsdaten
2.2. Zwecke der Datenverarbeitung:
Im folgenden finden Sie eine Auflistung der Zwecke der Verarbeitung, soweit sie durch Shiftmove bestimmt sind. Bitte beachten Sie, dass die letztlichen Verwendungszwecke durch den datenschutzrechtlich Verantwortlichen bestimmt werden:
Bereitstellung der Anwendung: Shiftmove wird im Rahmen der Bereitstellung der Anwendung regelmäßig folgende Daten verarbeiten: Personenstammdaten, Kommunikationsdaten, Gerätedaten und IT-Nutzungsdaten.
Führerscheinkontrolle: Für die Durchführung der Führerscheinkontrolle verarbeitet Shiftmove folgende Daten: Personalstammdaten, Kommunkationsdaten, Fotos (Führerscheinfotos und Portraitfotos), Führerscheininformationen, Gerätedaten und IT-Nutzungsdaten. Fahrer:innen können per E-Mail oder SMS über die anstehende Führerscheinkontrolle informiert werden. Die Kontrolle der Führerscheine erfolgt als digitale Sichtkontrolle. Sämtliche übermittelten Fotos des Führerscheins werden unmittelbar nach Abschluss der Führerscheinkontrolle durch den kontrollierenden Nutzer gelöscht. Es werden lediglich die für den Nachweis der Kontrolle notwendigen Informationen vorgehalten. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an die für Sie zuständigen Kolleg:innen bei Shiftmove.
Bußgeldmanagement: Für die Verwaltung von Bußgeldern durch das Avrios-Produkt verarbeitet Shiftmove die folgenden Daten: Personalstammdaten, Kommunkationsdaten, Bußgeldbescheidinformationen, Gerätedaten und IT-Nutzungsdaten. Bußgelder können von Kunden selbstständig im Produkt hochgeladen, dokumentiert und gelöscht werden. UVV-Kontrollen: Für die Durchführung der Schulung zu den Unfall-Verhütungs-Vorschriften (“UVV”) verarbeitet Shiftmove folgende Daten: Personalstammdaten, Kommunkationsdaten, UVV-Testergebnisse, Gerätedaten und IT-Nutzungsdaten. Fahrer:innen können per E-Mail oder SMS über die anstehende Führerscheinkontrolle informiert werden. Die Flottenmanager:innen und berechtigten Nutzer:innen können lediglich einsehen, ob ein Test absolviert wurde und ob dieser bestanden oder nicht bestanden wurde. Einzelne Ergebnisse zu Fragen können nur durch die Fahrer:innen eingesehen werden.
Aufgabenmanagement: Im Rahmen der Abbildung des internen Aufgabenmanagements verarbeitet Shiftmove regelmäßig folgende Daten: Aufgaben und Kommentare, Personalstammdaten, Kommunkationsdaten, Gerätedaten und IT-Nutzungsdaten. Bitte beachten Sie, dass es sich bei den Aufgabenmanagement-Formualren um Freitextfelder handelt. Es obliegt daher der Kontroller der Nutzer:innen, welche Daten innerhalb dieser Funktion verarbeitet werden.
Tankkartenverwaltung: Für die Bereitstellung der Funktion zur Verwaltung von Tankkarten und deren Kosten verarbeitet Shiftmove folgende Daten: Personalstammdaten, Kommunkationsdaten, Tankkarteninformationen, Gerätedaten und IT-Nutzungsdaten. Die Informationen werden verzögert in die Anwendung geladen und ermöglichen aufgrund fehlender Angaben zum Ort der Zahlung und des Einsatzes keine Verhaltenskontrolle der Fahrer:innen.
Automatisierte Erhebung von Fahrzeugdaten (High Mobility): Sie können über Avrios die automatisierte Integration von Fahrzeugdaten über unseren Anbieter High Mobility nutzen. In diesem Fall werden der KM-Stand und weitere Fahrzeuginformationen automatisiert in das Avrios-System synchronisiert.
Support: Im Rahmen der Bereitstellung der Dienstleistung bearbeiten wir regelmäßig Supportanfragen unserer Nutzer:innen. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Personenstammdaten, Kommunikationsdaten, Kommunikationsverläufe.
2.3 Empfänger der Datenverarbeitung:
Shiftmove wählt seine Auftragsverarbeiter mit größter Sorgfalt aus und greift nur auf Auftragsverarbeiter zurück, die ausreichende Sicherheitsgarantien bieten.Die Empfänger der Datenverarbeitungen im Rahmen der Bereitstellung der Avrios-Anwendung als Auftragsverarbeiter sind auf folgender Seite abschließend aufgelistet: https://www.avrios.com/legal/sub-processors.
2.4 Speicherung von Daten auf Ihrem Endgerät (Cookies und Local Storage):
Im Folgenden Informieren wir Sie über die Art und den Zweck von Informationen, die wir auf Ihrem Endgerät zur Bereitstellung unserer Softwareanwendung speichern:
Cookies: Name (Speicherdauer): Beschreibung
Fusionauth.sso (12 Monate): Speichert die notwendigen Informationen zur Verarbeitung von Single-Sign-On-Optionen. Erforderlich für die Bereitstellung der SSO-Anmeldefunktion.
Fusionauth.locale (Sitzungsdauer): Zwischenspeicher zur korrekten Anzeige der Sprache im Anmeldeprozess.
Fusionauth.timezone (Sitzungsdauer): Zwischenspeicher für die korrekte Anzeige und Speicherung der Sitzungsuhrzeit im Anmeldeprozess.
Fusionauth.remember-device (12 Monate): Speichert die Prüfung des Geräts als vertrauenswürdiges Gerät für die Anmeldung.
Federated.csrf (Sitzungsdauer): Dieser Cookie dient dem Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery (CSRF)-Angriffen bei verbundenen (federated) Anmeldungen. CSRF-Angriffe zielen darauf ab, Benutzer dazu zu bringen, unbeabsichtigte Aktionen auf einer Website durchzuführen, bei der sie derzeit angemeldet sind.
app.at (12 Monate): Speichert die Zugriffsberechtigungen des Nutzers zur Authentifizierung gegenüber dem Server. Erforderlich zur korrekten Vergabe von Rechte innerhalb des Avrios-Systems.
app.idt (12 Monate): ID-Token der notwendige Nutzerinformationen zur Anzeige und Identifikation des Benutzers auf Client-Seite enthält.
app.at_exp (1 Stunde): Speichert die Dauer bis zum automatisierten Ablauf der Nutzersitzung.
app.rt (12 Monate): Dies ist ein Aktualisierungstoken. Es wird verwendet, um neue Zugriffstoken zu erhalten, ohne dass sich der Benutzer erneut anmelden muss.
Lokaler Speicher (Locale Storage):
pagingLimits: Speichert die ausgewählten Anzeigelimits innerhalb der Anwendung.
Session.active: Speichert den Verifizierungsstatus der Sitzung.
Account.secure: Speicherung von Benutzer- und Unternehmensinformationen zur Optimierung von Ladezeiten.
ucData: Speichert die Einstellungen aus dem Cookie-Banner.
ucString: Speichert eine eindeutige ID zur Wiedererkennung der Einstellungen im Cookie-Banner.
upgradeBanner: Speichert die Darstellungsoption des Cookie-Banners.
2.5 Speicherdauer
Shiftmove wird die Daten, die im Rahmen der Auftragsverarbeitung verarbeitet werden, solange speichern, wie hierfür die Weisung durch unsere Kund:innen besteht. Diese Weisung besteht für die Dauer des Vertragsverhältnisses zwischen Shiftmove und seinen Kund:innen. Shiftmove löscht die verarbeiteten Daten spätestens 30 Tage nach Beendigung des Vertrags oder auf Weisung des Verantwortlichen.
2.6 Sicherheit der Verarbeitung
Shiftmove legt größten Wert auf die Sicherheit der ihm anvertrauten personenbezogenen Daten. In Übereinstimmung mit der Datenschutzvorschriften verpflichtet sich Shiftmove, alle notwendigen Vorsichtsmaßnahmen zu ergreifen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten und sie insbesondere vor unbeabsichtigter oder unrechtmäßiger Zerstörung, unbeabsichtigtem Verlust, Korruption, Verbreitung oder unberechtigtem Zugriff sowie vor jeder anderen Form der unrechtmäßigen Verarbeitung oder Offenlegung gegenüber unbefugten Personen zu schützen. Eine umfassende Liste aller ergriffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen finden Sie in Anhang 2 unseres Data Processing Agreements. Auf Anfrage wird Ihnen unser Team auch unser IT-Security Whitepaper bereitstellen, in welchem alle ergriffenen IT-Sicherheitsmaßnahmen ausführlich beschrieben sind.
2.7 Ausübung Ihrer Betroffenenrechte
Die Erfüllung und Wahrung der Betroffenenrechte gemäß Abschnitt 3 des DSGVO ist grundsätzlich die Pflicht des Verantwortlichen, also der Kund:innen von Shiftmove. Sollten Sie Nutzer:in oder Fahrer:in innerhalb der Avrios-Anwendung sein, so wenden Sie sich bitte zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte an das Unternehmen, das Ihre Avrios-Instanz erworben hat. Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten durch uns verarbeitet werden. Ist dies der Fall, geben wir Ihnen gerne Auskunft über diese personenbezogenen Daten und die in Art. 15 DSGVO aufgeführten Informationen. Darüber hinaus steht Ihnen unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und das Recht Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen (Art. 21 DSGVO) zu. Beruht die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt dabei unberührt. Shiftmove unterstützt seine Kund:innen entsprechend der Vereinbarungen in unserem Data Processing Agreement bei der Erfüllung von Anfragen zur Ausübung von Betroffenenrechten. Wenden Sie sich bitte an Ihre zuständigen Ansprechpartner:innen bei Shiftmove.
IV. Vimcar (Fleet-) Fahrtenbuch
Das Vimcar Fahrtenbuch wird als App und Websoftware angeboten und ermöglicht in Zusammenarbeit mit der Vimcar Hardware (OBD-Stecker oder Box) die Aufzeichnung von Fahrten und die anschließende Kategorisierung und dem Steuerrecht entsprechende Ablage und Speicherung der Tourdaten. Das Vimcar Fahrtenbuch wird grundsätzlich nur als Auftragsverarbeiter an Geschäftskunden vertrieben. In einigen Fällen kann es jedoch vorkommen, dass Kunden direkt Betroffene ds Vimcar Fahrtenbuchs sind. In diesen Fällen gilt Shiftmove als Verantwortlicher und Sie finden die für Sie relevanten Informationen im Folgenden unter 1. Unter 2. Informationen finden Sie hingegen Informationen zur Verarbeitungen im Rahmen der Auftragsverarbeitung für das Vimcar Fahrtenbuch.
1. Verarbeitungen als Verantwortlicher
1.1 Verbindungsdaten
Bei der Nutzung unserer Produkte verarbeiten wir personenbezogene Daten, um den reibungslosen bzw. funktionsfähigen sowie sicheren Betrieb unserer Webseite und App zu garantieren. Dabei können die folgenden Daten verarbeitet werden (sog. Logfiles): Betriebssystem und aktuelle IP-Adresse (letztes Oktett gekürzt) des Endgeräts, mit dem Sie unsere Webseite besuchen , Browser (Typ, Version und Spracheinstellung), die abgerufene Datenmenge, Datum und Uhrzeit des Zugriffs , die URL der zuvor besuchten Webseite (Referrer) , die URL der (Unter-)Seite, die Sie auf der Webseite abrufen, den Internet-Service-Provider des zugreifenden Systems Zweck der Verarbeitung ist die Gewährleistung eines stabilen und sicheren Betriebs unserer Produkte. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Das Hosting dieser Webseite erfolgt durch den Dienstleister AMAZON WEB SERVICES, EMEA SARL, 38 avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxembourg, mit dem wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen haben. Ihre Daten werden in einem europäischen Rechenzentrum verarbeitet und 24 Stunden nach der Erhebung anonymisiert.
1.2 Bereitstellung der Anwendung
Im Fall das Shiftmove nicht Auftragsverarbeiter bei der Bereitstellung des Fahrtenbuchs ist, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auch zur Bereitstellung unseres Produkts. Wir verarbeiten dafür die folgenden Daten - bitte beachten Sie, dass nicht alle Daten für die von Ihnen genutzte Version oder Produktvariante einschlägig sind: Vorname, NachnameE-Mail-Adresse, Telefonnummer, MobiltelefonnummerFahrtenbuchdatenPositionsdaten während der TourStart- und Endpunkt von Tourengefahrene KilometerKategorisierung von Privat- und GeschäftsfahrtenKontakt- und AdressdatenVIN (Vehicle Identification Number)Technische Fahrzeugdaten (z.B. Reparaturstatus), Fotos von Fahrzeugen (optional bei der Nutzung des SchadensmanagementsGerätedaten und IT-NutzungsdatenDie Fahrzeugdaten werden durch den bereitgestellten OBD-Stecker (oder ähnliches) verschlüsselt an Shiftmove übermittelt, auf unseren Systemen verarbeitet und für die Anzeige in der Anwendung aufbereitet. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist die Erfüllung des Vertrags zur Bereitstellung unseres Produkts entsprechend Ihrer Bestellung entsprechend Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wir verarbeiten Ihre Daten solange, wie das Vertragsverhältnis mit Ihnen besteht und löschen diese, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen, unverzüglich nach Vertragsende. Für die Bereitstellung des Vimcar Fahrtenbuchs übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten an verschiedene Empfänger. Sie finden eine Auflistung aller Empfänger, sowie die entsprechenden Verarbeitungstätigkeiten hier.
1.3 Usercentrics-Einwilligungsmanagement
Wir nutzen die Usercentrics Consent Management Plattform als Einwilligungsmanagement-Tool im Rahmen der Einbindung von Marketing- und Analyse-Tätigkeiten innerhalb unserer Produkte. Die Consent Management Plattform sammelt Logfile- und Einwilligungsdaten mittels JavaScript. Dieses JavaScript ermöglicht es den Nutzer:innen über ihre Einwilligung zu bestimmen, welche Dienste und Datenverarbeitungen innerhalb unserer Produkte stattfinden, diese zu informieren und entsprechende Einwilligungen einzuholen, zu verwalten und zu dokumentieren. Wir verarbeiten dabei die folgenden Daten: Daten zu Ihren erteilten Einwilligungen, Gerätedaten wie Ihre gekürzte IP-Adresse und User-Agent-Daten (Browsertyp, Gerätetyp, Betriebssystem, Softwareversionsdaten).Zweck der Datenverarbeitung ist die Analyse und Management der erteilten Einwilligungen, um so unserer Pflicht eines DSGVO-konformen Einwilligungsmanagements nachzukommen. Der Einsatz von Usercentrics dient dem Zweck des Nachweises von erteilten und nicht erteilten Einwilligungen sowie deren Verwaltung.Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse an der ordnungsgemäßen und rechtskonformen Einholung von Einwilligungen auf unserer Webseite gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, § 25 TDDDG.Ihre Daten werden grundsätzlich für ein Jahr gespeichert und vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht. Anbieter ist die Usercentrics GmbH, Sendlinger Straße 7, 80331 München, Deutschland. Ihre Daten werden ausschließlich auf europäischen Servern verarbeitet. Wir haben mit Usercentrics einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.
1.4 Datadog
Mithilfe des Tools Datadog können unsere Entwickler zusätzliche Daten zur Nutzung unserer Plattform für eine schnellere Fehlerbehebung und Identifikation von Bugs erheben. Datadog verwendet für die Erhebung von Daten zu diesem Zweck Cookies und speichert diese auf Ihrem Endgerät. Es werden die folgenden Daten verarbeitet: Benutzeridentifikationsdaten (pseudonymisierte Sitzungs-ID), Geräte- und Browserinformationen (z. B. IP-Adressen, Browsertyp und -version, Gerätetyp, Betriebssystemdetails), Verhaltens- und Interaktionsdaten (z. B. Mausbewegungen, Klicks, Tastenanschläge, Bildlaufverhalten, Seitenbesuche), Sitzungs- und Leistungsdaten (z. B. Sitzungsdauer, Zeitstempel, Seitenladezeiten, Netzwerkanfragen und -antworten), Fehler- und Diagnosedaten (z. B. JavaScript-Fehler, Absturzberichte, Konsolenprotokolle, Details zum Laden von Ressourcen), Geolokalisierungsdaten (z. B. ungefährer Standort, der aus der IP-Adresse abgeleitet wird)Zweck der Verarbeitung ist die Überwachung der Leistung und Stabilität unserer Webanwendungen sowie der Analyse von Nutzerinteraktionen. Ziel ist es, Fehler zu identifizieren, die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern und technische Probleme durch die Erhebung von Sitzungs- und Verhaltensdaten sowie Performance-Metriken zu diagnostizieren. Bei dem Einsatz des Session-Recording-Feauters werden keine Daten zu Ihren Eingaben innerhalb der Anwendung an Shiftmove übermittelt. Die Daten werden direkt auf Ihrem Endgerät pseudonymisiert.Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Ihre freiwillig erteilte Einwilligung über unser Consent-Management gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können Ihre Einwilligung hierzu jederzeit und mit Wirkung für die Zukunft über das Einwilligungsmanagement innerhalb der Anwendung widerrufen. Session-Recordings werden für bis zu 30 Tage aufbewahrt und anschließend automatisiert gelöscht. Die erhobenen Rohdaten werden solange verarbeitet, wie die Einwilligung für die Verarbeitung der Daten besteht. Die personenbezogenen Rohdaten werden spätestens nach 36 Monaten gelöscht. Aggregierte Analysen und anonymisierte Reports können jedoch weiterhin gespeichert werden.Für die Bereitstellung von Datadog arbeiten wir mit Datadog, Inc. 620 8th Ave Fl 45New York, NY 10018, USA zusammen. Die Datenverarbeitung findet grundsätzlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union statt. Für den Fall, dass eine Übermittlung oder ein Zugriff auf die Daten, etwa im Falle einer Supportanfrage, nicht ausgeschlossen werden kann, sorgen folgende Garantien für ein angemessenes Datenschutzniveau entsprechend der gesetzlichen Anforderungen. Datadog ist unter dem EU-US-Data Privacy Framework zertifiziert und für Übermittlungen personenbezogener Daten gilt somit der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Wir haben mit Datadog einen Auftragsverarbeitungsvertrag unter Anwendung der notwendigen Standarddatenschutzklauseln geschlossen und durch zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt.
1.5 Segment
Wir verwenden den Dienst Segment zur Verifizierung und Überwachung von Nutzungslizenzen. Zu diesem Zweck erheben wir die folgenden Daten:Identifikationsdaten wie E-Mail-Adresse, Benutzer-ID, Kundennummer, Pseudonyme, wie Sitzungs-IDs oder andere gerätespezifische Identifier, Technische Daten wie IP-Adresse, Browsertyp und -version, Gerätetyp (z. B. Smartphone, Desktop), Betriebssystem und Version, Interaktions- und Verhaltensdaten wie Seitenaufrufe, Interaktionen mit Funktionen wie dem Hinzufügen von Fahrzeugen oder Fahreren mit jeweiligen ZeitstempelnZweck der Verarbeitung ist sicherzustellen, dass Kunden die Vereinbarung des entsprechenden Dienstleistungsvertrags einhalten und automatisierte Prozesse zur Vertragsanpassung bei einer Unter- oder Übernutzung unserer Plattform zu starten.Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse an der vertragsgemäßen Erbringung unserer Dienstleistung und der Kontrolle der Nutzung unserer Software im Einklang mit unseren Geschäftsbedingungen.Für die Bereitstellung von Segment arbeiten wir mit Twilio, 101 Spear St FL 5 San Francisco, CA 94105, USA zusammen. Die Datenverarbeitung findet grundsätzlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union statt. Für den Fall, dass eine Übermittlung oder ein Zugriff auf die Daten, etwa im Falle einer Supportanfrage, nicht ausgeschlossen werden kann, sorgen folgende Garantien für ein angemessenes Datenschutzniveau entsprechend der gesetzlichen Anforderungen. Twilio ist unter dem EU-US-Data Privacy Framework zertifiziert und für Übermittlungen personenbezogener Daten gilt somit der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Wir haben mit Datadog einen Auftragsverarbeitungsvertrag unter Anwendung der notwendigen Standarddatenschutzklauseln geschlossen und durch zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt.
1.6 Kontakt
Sie können über unser bereitgestelltes Formular oder die verfügbaren Kontaktinformationen Sales- und Supportanfragen an uns stellen, sowie uns zu sonstigen Themen kontaktieren. Bei der Kontaktaufnahme über eines unserer Webformulare sind die als Pflichtfelder markierten Daten anzugeben. Im Rahmen Ihrer Kontaktaufnahme können wir Ihren Vor- und Nachnamen, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Telefonnummer und weitere Informationen zu Ihrem Anliegen verarbeiten. Die verpflichtenden Angaben, ohne die eine Kontaktaufnahme nicht möglich ist, sind mit einem Stern markiert. Die Verarbeitung der Daten erfolgt aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO im Rahmen der Anbahnung oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. des Vertrags mit Ihnen oder aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung und Beantwortung Ihres anderweitigen Anliegens gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Weitere Angaben sind für die Kontaktaufnahme nicht zwingend erforderlich und erfolgen somit freiwillig aufgrund Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Ihre personenbezogenen Daten werden – vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen – gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt, Ihr Anliegen also vollständig bearbeitet ist und keine weitere Kommunikation mit Ihnen erforderlich ist oder von Ihnen gewünscht wird.
Sales-Anfragen werden über unser internes Customer-Relations-Management-System verwaltet. Wir arbeiten hierfür mit dem Dienstleister salesforce.com Germany GmbH (“Salesfroce”), Erika-Mann-Straße 31-37, 80636 München, Deutschland zusammen. Ihre Daten werden ausschließlich in europäischen Rechenzentren verarbeitet. Im Falle von Supportanfragen können jedoch auch Daten durch Salesforce in die USA (Drittland) übermittelt werden. Mit Salesforce haben wir daher einen Auftragsverarbeitungsvertrag unter Anwendung der EU-Standardvertragsklauseln geschlossen. Die EU-Standardvertragsklauseln sind auf der Webseite der Europäischen Kommission verfügbar. Darüber hinaus ist Salesforce nach dem EU-US-Data-Privacy-Framework zertifiziert. Für Übermittlungen personenbezogener Daten gilt somit der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission.
Support-Anfragen werden über unser interes Kundensupport-Tool Zendesk verwaltet und bearbeitet. Wir arbeiten hierfür mit Zendesk Inc (“Zendesk”)., 181 S. Fremont St., San Francisco, CA 94105, USA zusammen. Mit Zendesk haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag unter Anwendung der EU-Standardvertragsklauseln geschlossen. Die EU-Standardvertragsklauseln sind auf der Webseite der Europäischen Kommission verfügbar. Darüber hinaus ist Zendesk nach dem EU-US-Data-Privacy-Framework zertifiziert. Für Übermittlungen personenbezogener Daten gilt somit der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission.
Live-Chat innerhalb der Anwendung können Sie unsere Mitarbeiter:innen direkt über das bereitgestellte Chatfenster für Fragen kontaktieren. Für die Bereitstellung der Chatfunktion arbeiten wir mit Intercom Inc. (“Intercom”) 55 2nd Street, Suite 400, San Francisco, CA 94105, USA, zusammen. Rechtsgrundlage für die Nutzung des Live-Chat-Features ist ihre freiwillig erteilte Einwilligung. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Ihre freiwillig erteilte Einwilligung über unser Consent-Management gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können Ihre Einwilligung hierzu jederzeit und mit Wirkung für die Zukunft über das Einwilligungsmanagement innerhalb der Anwendung widerrufen. Ihre Daten werden ausschließlich in europäischen Rechenzentren verarbeitet. Im Falle von Supportanfragen können jedoch auch Daten durch Intercom in die USA (Drittland) übermittelt werden. Mit Intercom haben wir daher einen Auftragsverarbeitungsvertrag unter Anwendung der EU-Standardvertragsklauseln geschlossen. Die EU-Standardvertragsklauseln sind auf der Webseite der Europäischen Kommission verfügbar. Darüber hinaus ist Intercom nach dem EU-US-Data-Privacy-Framework zertifiziert. Für Übermittlungen personenbezogener Daten gilt somit der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission.
1.7 Marktforschung und UmfragenIm Rahmen der Nutzung unserer Anwendungen führen wir von Zeit zu Zeit quantitative und qualitative Umfragen und Interviews durch. Im Rahmen dieser Interviews werden ihre personenbezogenen Daten verarbeitet. Hierzu zählen: Name, E-Mail Adresse, IP-Adresse, Kommunikationsdaten und -inhalte, Umfrageantworten, Video- und TonaufzeichnungenDie Verarbeitung dient dem Zweck, die Zufriedenheit unserer Kund:innen zu messen und unsere Produkte weiterzuentwickeln. Im Rahmen der Ansprache für diesen Zweck verarbeiten wir Ihre Daten basieren auf unserem berechtigten Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Bewerbung von Bestandskunden oder basierend auf Ihrer freiwillig erteilten Einwilligung. Sie können jederzeit und über jeden Kommunikationsweg der Kontaktaufnahme zu diesem Zweck widersprechen. Die Rechtsgrundlage für die Durchführung der Umfragen ist Ihre freiwillig erteilte Einwilligung entsprechend Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung hierzu jederzeit und mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Im Rahmen der Umfragen können Sie zusätzlich freiwillig der Aufzeichnung von Interviews zustimmen. Die Daten werden so lange aufbewahrt, wie es für den Verarbeitungszweck erforderlich ist, oder Sie Ihre Einwilligung widerrufen. Aufzeichnungen von Interviews werden für bis zu 3 Jahre gespeichert und anschließend gelöscht, sollten Sie Ihre Einwilligung zuvor nicht widerrufen.Zur Optimierung von Terminbuchungen verwenden wir das Tool Calendly bereitgestellt von der Calendly LLC, 115 E Main St., Ste A1B, Buford, GA 30518, USA. Mit Calendly haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag unter Anwendung der EU-Standardvertragsklauseln geschlossen. Die EU-Standardvertragsklauseln sind auf der Webseite der Europäischen Kommission verfügbar. Darüber hinaus ist Calendly nach dem EU-US-Data-Privacy-Framework zertifiziert. Für Übermittlungen personenbezogener Daten gilt somit der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission.
2. Verarbeitungen im Rahmen der Auftragsverarbeitung
Shifftmove stellt das Vimcar (Fleet-) Fahrtenbuch grundsätztlich als Auftragsverarbeiter zur Verfügung. Auftragsverarbeiter ist, wer gebunden an die Weisung des Verantwortlichen, Daten zu fremden Zwecken verarbeitet. Die datenschutzrechtlich Verantwortlichen für den Einsatz des Vimcar (Fleet-) Fahrtenbuchs sind unsere Kund:innen. Diese bestimmen die Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung und sind auch für die Erfüllung von Betroffenenanfragen verpflichtet. Im Folgenden wollen wir Ihnen die Informationen bereitstellen, welche sich aus der Position als Auftragsverarbeiter mit Sicherheit über die Verarbeitung bestimmten lassen.
2.1 Kategorien der verarbeiteten Daten:
Im Rahmen der Bereitstellung unserer Software und der Nutzung dieser werden folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:Vorname, NachnameE-Mail-Adresse, Telefonnummer, MobiltelefonnummerFahrtenbuchdatenFahrtdaten während der FahrtStart- und Endpunkt von Tourengefahrene KilometerKategorisierung von Privat- und GeschäftsfahrtenKontakt- und AdressdatenVIN (Vehicle Identification Number)Prüfparameter für die Durchführung der automatisierten Führerscheinkontrolle (optional bei Nutzung der Führerscheinkontrolle)Technische Fahrzeugdaten (z.B. Reparaturstatus), Fotos von Fahrzeugen (optional bei der Nutzung des SchadensmanagementsGerätedaten und IT-Nutzungsdaten
2.2. Zwecke der Datenverarbeitung:Im folgenden finden Sie ein Auflistung der Zwecke der Verarbeitung soweit sie durch Shiftmove bestimmt sind. Bitte beachten Sie, dass die letztlichen Verwendungszwecke durch den datenschutzrechtlich Verantwortlichen bestimmt werden:
Bereitstellung der Anwendung: Shiftmove wird im Rahmen der Bereitstellung der Anwendung regelmäßig folgende Daten verarbeiten: Personenstammdaten, Kommunikationsdaten, Gerätedaten und IT-Nutzungsdaten. Die Informationen werden gespeichert, solange Shiftmove das Produkt für den Kunden bereitstellt und die Benutzerkonten nicht gelöscht oder deren Löschung vom Kunden angefragt wird.
Routendokumentation Fahrtenbuch von Fahrzeugen: Für die Erstellung des Fahrtenbuchs werden verschiedene Fahrzeugbezogene Daten verarbeitet: GPS-Ortungsdaten (ca. 20 Sekunden Intervall) mit Zeit und Datumsangabe, Spannungsdaten zum OBD-Stecker (oder Box), Fahrzeugidentifikationsnummer (FIN), Klassifizierung als Geschäfts- oder Privatfahrt.
Kontakt- und Adressverwaltung: Sie können innerhalb des Vimcar (Fleet-) Fahrtenbuchs Kontakte und Adressen anlegen und verwalten, um eine schnellere Zuordnung im Rahmen des Fahrtenbuchs zu ermöglichen. Hierfür werden Name, Adresse und Firma des Kontaktes verarbeitet.
Führerscheinkontrolle: Für die Durchführung der Führerscheinkontrolle verarbeitet Shiftmove folgende Daten: Personalstammdaten, Kommunikationsdaten, Führerscheininformationen, Gerätedaten und IT-Nutzungsdaten. Fahrer:innen können per E-Mail über die anstehende Führerscheinkontrolle informiert werden. Die Kontrolle der Führerscheine erfolgt über unseren Dienstleister LapID. Es werden lediglich die für den Nachweis der Kontrolle notwendigen Informationen vorgehalten.
Support: Im Rahmen der Bereitstellung der Dienstleistung bearbeiten wir regelmäßig Supportanfragen unserer Nutzer:innen. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Personenstammdaten, Kommunikationsdaten, Kommunikationsverläufe.
2.3 Empfänger der Datenverarbeitung:
Shiftmove wählt seine Auftragsverarbeiter mit größter Sorgfalt aus und greift nur auf Auftragsverarbeiter zurück, die ausreichende Sicherheitsgarantien bieten.Die Empfänger der Datenverarbeitungen im Rahmen der Bereitstellung des Vimcar (Fleet-) Fahrtenbuchs als Auftragsverarbeiter sind auf folgender Seite abschließend aufgelistet: https://www.vimcar.de/legal/datenschutz/subunternehmer.
2.4 Speicherdauer
Shiftmove wird die Daten, die im Rahmen der Auftragsverarbeitung verarbeitet werden, solange speichern, wie hierfür die Weisung durch unsere Kund:innen besteht. Diese Weisung besteht für die Dauer des Vertragsverhältnisses zwischen Shiftmove und seinen Kund:innen. Shiftmove löscht die verarbeiteten Daten spätestens 30 Tage nach Beendigung des Vertrags oder auf Weisung des Verantwortlichen. Bitte beachten Sie, dass Fahrtenbuchdaten und sämtliche hierfür benötigten Rohdaten gemäß aktuell geltenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bis zu 15 Jahre gespeichert werden.
2.5 Sicherheit der Verarbeitung
Shiftmove legt größten Wert auf die Sicherheit der ihm anvertrauten personenbezogenen Daten. In Übereinstimmung mit der Datenschutzvorschriften verpflichtet sich Shiftmove, alle notwendigen Vorsichtsmaßnahmen zu ergreifen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten und sie insbesondere vor unbeabsichtigter oder unrechtmäßiger Zerstörung, unbeabsichtigtem Verlust, Korruption, Verbreitung oder unberechtigtem Zugriff sowie vor jeder anderen Form der unrechtmäßigen Verarbeitung oder Offenlegung gegenüber unbefugten Personen zu schützen. Eine umfassende Liste aller ergriffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen finden Sie in Anhang 2 unseres Data Processing Agreements. Auf Anfrage wird Ihnen unser Team auch unser IT-Security Whitepaper bereitstellen, in welchem alle ergriffenen IT-Sicherheitsmaßnahmen ausführlich beschrieben sind.
2.6. Ausübung Ihrer Betroffenenrechte
Die Erfüllung und Wahrung der Betroffenenrechte gemäß Abschnitt 3 des DSGVO ist grundästzlich die Pflicht des Verantwortlichen, also der Kund:innen von Shiftmove. Sollten Sie Nutzer:in oder Fahrer:in innerhalb der Avrios-Anwendung sein, so wenden Sie sich bitte zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte an das Unternehmen, dass Ihre Avrios-Instanz erworben hat. Sie haben das Recht eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten durch uns verarbeitet werden. Ist dies der Fall, geben wir Ihnen gerne Auskunft über diese personenbezogenen Daten und die in Art. 15 DSGVO aufgeführten Informationen. Darüber hinaus steht Ihnen unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und das Recht Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen (Art. 21 DSGVO) zu. Beruht die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt dabei unberührt. Shiftnove unterstützt seine Kund:innen entsprechend der Vereinbarungen in unserem Data Processing Agreement bei der Erfüllung von Anfragen zur Ausübung von Betroffenenrechten. Wenden Sie sich bitte an Ihre zuständigen Ansprechpartner:innen bei Shiftmove.
V. Vimcar Fleet Geo
Vimcar Fleet und Fleet Geo ist eine Anwendung zur Verwaltung von Fahrzeugflotten und zur Live-GPS-Ortung von Fahrzeugen über eine bereitgestellte Box, die am Fahrzeug angeschlossen wird. Shiftmove verarbeitet bei der Bereitstellung von Vimcar Fleet Geo Daten als eigenständiger Verantwortlicher zur Verbesserung unserer Produkte. Hierzu finden Sie unter 1. die relevanten Informationen. Vimcar Fleet Geo wird nur als Auftragsverarbeiter an Geschäftskunden vertrieben. Unter 2. Informationen finden Sie daher Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Auftragsverarbeitung für die Bereitstellung von Vimcar Fleet Geo
1. Verarbeitungen als Verantwortlicher
1.1 Verbindungsdaten
Bei der Nutzung unserer Produkte verarbeiten wir personenbezogene Daten, um den reibungslosen bzw. funktionsfähigen sowie sicheren Betrieb unserer Webseite und App zu garantieren. Dabei können die folgenden Daten verarbeitet werden (sog. Logfiles): Betriebssystem und aktuelle IP-Adresse (letztes Oktett gekürzt) des Endgeräts, mit dem Sie unsere Webseite besuchen , Browser (Typ, Version und Spracheinstellung), die abgerufene Datenmenge, Datum und Uhrzeit des Zugriffs , die URL der zuvor besuchten Webseite (Referrer) , die URL der (Unter-)Seite, die Sie auf der Webseite abrufen, den Internet-Service-Provider des zugreifenden Systems Zweck der Verarbeitung ist die Gewährleistung eines stabilen und sicheren Betriebs unserer Produkte. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Das Hosting dieser Webseite erfolgt durch den Dienstleister AMAZON WEB SERVICES, EMEA SARL, 38 avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxembourg, mit dem wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen haben. Ihre Daten werden in einem europäischen Rechenzentrum verarbeitet und 24 Stunden nach der Erhebung anonymisiert.
1.2 Usercentrics-Einwilligungsmanagement
Wir nutzen die Usercentrics Consent Management Plattform als Einwilligungsmanagement-Tool im Rahmen der Einbindung von Marketing- und Analyse-Tätigkeiten innerhalb unserer Produkte. Die Consent Management Plattform sammelt Logfile- und Einwilligungsdaten mittels JavaScript. Dieses JavaScript ermöglicht es, den Nutzer:innen über ihre Einwilligung zu bestimmen, welche Dienste und Datenverarbeitungen innerhalb unserer Produkte stattfinden, diese zu informieren und entsprechende Einwilligungen einzuholen, zu verwalten und zu dokumentieren. Wir verarbeiten dabei die folgenden Daten: Daten zu Ihren erteilten Einwilligungen, Gerätedaten wie Ihre gekürzte IP-Adresse und User-Agent-Daten (Browsertyp, Gerätetyp, Betriebssystem, Softwareversionsdaten).Zweck der Datenverarbeitung ist die Analyse und Management der erteilten Einwilligungen, um so unserer Pflicht eines DSGVO-konformen Einwilligungsmanagements nachzukommen. Der Einsatz von Usercentrics dient dem Zweck des Nachweises von erteilten und nicht erteilten Einwilligungen sowie deren Verwaltung.Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse an der ordnungsgemäßen und rechtskonformen Einholung von Einwilligungen auf unserer Webseite gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, § 25 TDDDG.Ihre Daten werden grundsätzlich für ein Jahr gespeichert und vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht. Anbieter ist die Usercentrics GmbH, Sendlinger Straße 7, 80331 München, Deutschland. Ihre Daten werden ausschließlich auf europäischen Servern verarbeitet. Wir haben mit Usercentrics einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.
1.2 Datadog
Mithilfe des Tools Datadog können unsere Entwickler zusätzliche Daten zur Nutzung unserer Plattform für eine schnellere Fehlerbehebung und Identifikation von Bugs erheben. Datadog verwendet für die Erhebung von Daten zu diesem Zweck Cookies und speichert diese auf Ihrem Endgerät. Es werden die folgenden Daten verarbeitet: Benutzeridentifikationsdaten (pseudonymisierte Sitzungs-ID), Geräte- und Browserinformationen (z. B. IP-Adressen, Browsertyp und -version, Gerätetyp, Betriebssystemdetails), Verhaltens- und Interaktionsdaten (z. B. Mausbewegungen, Klicks, Tastenanschläge, Bildlaufverhalten, Seitenbesuche), Sitzungs- und Leistungsdaten (z. B. Sitzungsdauer, Zeitstempel, Seitenladezeiten, Netzwerkanfragen und -antworten), Fehler- und Diagnosedaten (z. B. JavaScript-Fehler, Absturzberichte, Konsolenprotokolle, Details zum Laden von Ressourcen), Geolokalisierungsdaten (z. B. ungefährer Standort, der aus der IP-Adresse abgeleitet wird)Zweck der Verarbeitung ist die Überwachung der Leistung und Stabilität unserer Webanwendungen sowie der Analyse von Nutzerinteraktionen. Ziel ist es, Fehler zu identifizieren, die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern und technische Probleme durch die Erhebung von Sitzungs- und Verhaltensdaten sowie Performance-Metriken zu diagnostizieren. Bei dem Einsatz des Session-Recording-Feauters werden keine Daten zu Ihren Eingaben innerhalb der Anwendung an Shiftmove übermittelt. Die Daten werden direkt auf Ihrem Endgerät pseudonymisiert.Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Ihre freiwillig erteilte Einwilligung über unser Consent-Management gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können Ihre Einwilligung hierzu jederzeit und mit Wirkung für die Zukunft über das Einwilligungsmanagement innerhalb der Anwendung widerrufen. Session-Recordings werden für bis zu 30 Tage aufbewahrt und anschließend automatisiert gelöscht. Die erhobenen Rohdaten werden solange verarbeitet, wie die Einwilligung für die Verarbeitung der Daten besteht. Die personenbezogenen Rohdaten werden spätestens nach 36 Monaten gelöscht. Aggregierte Analysen und anonymisierte Reports können jedoch weiterhin gespeichert werden.Für die Bereitstellung von Datadog arbeiten wir mit Datadog, Inc. 620 8th Ave Fl 45New York, NY 10018, USA zusammen. Die Datenverarbeitung findet grundsätzlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union statt. Für den Fall, dass eine Übermittlung oder ein Zugriff auf die Daten, etwa im Falle einer Supportanfrage, nicht ausgeschlossen werden kann, sorgen folgende Garantien für ein angemessenes Datenschutzniveau entsprechend der gesetzlichen Anforderungen. Datadog ist unter dem EU-US-Data Privacy Framework zertifiziert und für Übermittlungen personenbezogener Daten gilt somit der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Wir haben mit Datadog einen Auftragsverarbeitungsvertrag unter Anwendung der notwendigen Standarddatenschutzklauseln geschlossen und durch zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt.
1.3 Segment
Wir verwenden den Dienst Segment zur Verifizierung und Überwachung von Nutzungslizenzen. Zu diesem Zweck erheben wir die folgenden Daten:Identifikationsdaten wie E-Mail-Adresse, Benutzer-ID, Kundennummer, Pseudonyme, wie Sitzungs-IDs oder andere gerätespezifische Identifier, Technische Daten wie IP-Adresse, Browsertyp und -version, Gerätetyp (z. B. Smartphone, Desktop), Betriebssystem und Version, Interaktions- und Verhaltensdaten wie Seitenaufrufe, Interaktionen mit Funktionen wie dem Hinzufügen von Fahrzeugen oder Fahreren mit jeweiligen ZeitstempelnZweck der Verarbeitung ist sicherzustellen, dass Kunden die Vereinbarung des entsprechenden Dienstleistungsvertrags einhalten und automatisierte Prozesse zur Vertragsanpassung bei einer Unter- oder Übernutzung unserer Plattform zu starten.Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse an der vertragsgemäßen Erbringung unserer Dienstleistung und der Kontrolle der Nutzung unserer Software im Einklang mit unseren Geschäftsbedingungen.Für die Bereitstellung von Segment arbeiten wir mit Twilio, 101 Spear St FL 5 San Francisco, CA 94105, USA zusammen. Die Datenverarbeitung findet grundsätzlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union statt. Für den Fall, dass eine Übermittlung oder ein Zugriff auf die Daten, etwa im Falle einer Supportanfrage, nicht ausgeschlossen werden kann, sorgen folgende Garantien für ein angemessenes Datenschutzniveau entsprechend der gesetzlichen Anforderungen. Twilio ist unter dem EU-US-Data Privacy Framework zertifiziert und für Übermittlungen personenbezogener Daten gilt somit der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Wir haben mit Datadog einen Auftragsverarbeitungsvertrag unter Anwendung der notwendigen Standarddatenschutzklauseln geschlossen und durch zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt.
1.4 Kontakt
Sie können über unser bereitgestelltes Formular oder die verfügbaren Kontaktinformationen Sales- und Supportanfragen an uns stellen, sowie uns zu sonstigen Themen kontaktieren. Bei der Kontaktaufnahme über eines unserer Webformulare sind die als Pflichtfelder markierten Daten anzugeben. Im Rahmen Ihrer Kontaktaufnahme können wir Ihren Vor- und Nachnamen, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Telefonnummer und weitere Informationen zu Ihrem Anliegen verarbeiten. Die verpflichtenden Angaben, ohne die eine Kontaktaufnahme nicht möglich ist, sind mit einem Stern markiert. Die Verarbeitung der Daten erfolgt aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO im Rahmen der Anbahnung oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. des Vertrags mit Ihnen oder aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung und Beantwortung Ihres anderweitigen Anliegens gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Weitere Angaben sind für die Kontaktaufnahme nicht zwingend erforderlich und erfolgen somit freiwillig aufgrund Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Ihre personenbezogenen Daten werden – vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen – gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt, Ihr Anliegen also vollständig bearbeitet ist und keine weitere Kommunikation mit Ihnen erforderlich ist oder von Ihnen gewünscht wird.
Sales-Anfragen werden über unser internes Customer-Relations-Management-System verwaltet. Wir arbeiten hierfür mit dem Dienstleister salesforce.com Germany GmbH (“Salesfroce”), Erika-Mann-Straße 31-37, 80636 München, Deutschland zusammen. Ihre Daten werden ausschließlich in europäischen Rechenzentren verarbeitet. Im Falle von Supportanfragen können jedoch auch Daten durch Salesforce in die USA (Drittland) übermittelt werden. Mit Salesforce haben wir daher einen Auftragsverarbeitungsvertrag unter Anwendung der EU-Standardvertragsklauseln geschlossen. Die EU-Standardvertragsklauseln sind auf der Webseite der Europäischen Kommission verfügbar. Darüber hinaus ist Salesforce nach dem EU-US-Data-Privacy-Framework zertifiziert. Für Übermittlungen personenbezogener Daten gilt somit der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission.
Support-Anfragen werden über unser interes Kundensupport-Tool Zendesk verwaltet und bearbeitet. Wir arbeiten hierfür mit Zendesk Inc (“Zendesk”)., 181 S. Fremont St., San Francisco, CA 94105, USA zusammen. Mit Zendesk haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag unter Anwendung der EU-Standardvertragsklauseln geschlossen. Die EU-Standardvertragsklauseln sind auf der Webseite der Europäischen Kommission verfügbar. Darüber hinaus ist Zendesk nach dem EU-US-Data-Privacy-Framework zertifiziert. Für Übermittlungen personenbezogener Daten gilt somit der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission.
Live-Chat innerhalb der Anwendung können Sie unsere Mitarbeiter:innen direkt über das bereitgestellte Chatfenster für Fragen kontaktieren. Für die Bereitstellung der Chatfunktion arbeiten wir mit Intercom Inc. (“Intercom”) 55 2nd Street, Suite 400, San Francisco, CA 94105, USA, zusammen. Rechtsgrundlage für die Nutzung des Live-Chat-Features ist ihre freiwillig erteilte Einwilligung. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Ihre freiwillig erteilte Einwilligung über unser Consent-Management gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können Ihre Einwilligung hierzu jederzeit und mit Wirkung für die Zukunft über das Einwilligungsmanagement innerhalb der Anwendung widerrufen. Ihre Daten werden ausschließlich in europäischen Rechenzentren verarbeitet. Im Falle von Supportanfragen können jedoch auch Daten durch Intercom in die USA (Drittland) übermittelt werden. Mit Intercom haben wir daher einen Auftragsverarbeitungsvertrag unter Anwendung der EU-Standardvertragsklauseln geschlossen. Die EU-Standardvertragsklauseln sind auf der Webseite der Europäischen Kommission verfügbar. Darüber hinaus ist Intercom nach dem EU-US-Data-Privacy-Framework zertifiziert. Für Übermittlungen personenbezogener Daten gilt somit der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission.
1.5 Marktforschung und Umfragen
Im Rahmen der Nutzung unserer Anwendungen führen wir von Zeit zu Zeit quantitative und qualitative Umfragen und Interviews durch. Im Rahmen dieser Interviews werden ihre personenbezogenen Daten verarbeitet. Hierzu zählen: Name, E-Mail Adresse, IP-Adresse, Kommunikationsdaten und -inhalte, Umfrageantworten, Video- und TonaufzeichnungenDie Verarbeitung dient dem Zweck, die Zufriedenheit unserer Kund:innen zu messen und unsere Produkte weiterzuentwickeln. Im Rahmen der Ansprache für diesen Zweck verarbeiten wir Ihre Daten basieren auf unserem berechtigten Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Bewerbung von Bestandskunden oder basierend auf Ihrer freiwillig erteilten Einwilligung. Sie können jederzeit und über jeden Kommunikationsweg der Kontaktaufnahme zu diesem Zweck widersprechen. Die Rechtsgrundlage für die Durchführung der Umfragen ist Ihre freiwillig erteilte Einwilligung entsprechend Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung hierzu jederzeit und mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Im Rahmen der Umfragen können Sie zusätzlich freiwillig der Aufzeichnung von Interviews zustimmen. Die Daten werden so lange aufbewahrt, wie es für den Verarbeitungszweck erforderlich ist, oder Sie Ihre Einwilligung widerrufen. Aufzeichnungen von Interviews werden für bis zu 3 Jahre gespeichert und anschließend gelöscht, sollten Sie Ihre Einwilligung zuvor nicht widerrufen.Zur Optimierung von Terminbuchungen verwenden wir das Tool Calendly bereitgestellt von der Calendly LLC, 115 E Main St., Ste A1B, Buford, GA 30518, USA. Mit Calendly haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag unter Anwendung der EU-Standardvertragsklauseln geschlossen. Die EU-Standardvertragsklauseln sind auf der Webseite der Europäischen Kommission verfügbar. Darüber hinaus ist Calendly nach dem EU-US-Data-Privacy-Framework zertifiziert. Für Übermittlungen personenbezogener Daten gilt somit der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission.
2. Verarbeitungen im Rahmen der Auftragsverarbeitung
Shifftmove stellt Vimcar Fleet Geo als Auftragsverarbeiter zur Verfügung. Auftragsverarbeiter ist, wer gebunden an die Weisung des Verantwortlichen, Daten zu fremden Zwecken verarbeitet. Die datenschutzrechtlich Verantwortlichen für den Einsatz des Vimcar Fleet Geo sind unsere Kund:innen. Diese bestimmen die Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung und sind auch für die Erfüllung von Betroffenenanfragen verpflichtet. Im Folgenden wollen wir Ihnen die Informationen bereitstellen, welche sich aus der Position als Auftragsverarbeiter mit Sicherheit über die Verarbeitung bestimmten lassen.
2.1 Kategorien der verarbeiteten Daten:
Im Rahmen der Bereitstellung unserer Software und der Nutzung dieser werden folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:Vorname, NachnameE-Mail-Adresse, Telefonnummer, MobiltelefonnummerFahrtenbuchdaten Fahrtdaten während der FahrtLive-Ortung und Routendokumentation;Fahrzeuginformationen (VIN (Vehicle Identification Number), Kennzeichen, Modell, Baujahr)Prüfparameter für die Durchführung der automatisierten Führerscheinkontrolle (optional bei Nutzung der Führerscheinkontrolle)Technische Fahrzeugdaten (z.B. Reparaturstatus), Fotos von Fahrzeugen (optional bei der Nutzung des SchadensmanagementsTankkarteninformationen (Anbieter, Kosten, Datum, Produkt)Fahrzeugbuchungen (Datum, Fahrzeug, Dauer, Fahrer:in)Gerätedaten und IT-Nutzungsdaten
2.2. Zwecke der Datenverarbeitung:
Im folgenden finden Sie eine Auflistung der Zwecke der Verarbeitung soweit sie durch Shiftmove bestimmt sind. Bitte beachten Sie, dass die letztlichen Verwendungszwecke durch den datenschutzrechtlich Verantwortlichen bestimmt werden:
Bereitstellung der Anwendung: Shiftmove wird im Rahmen der Bereitstellung der Anwendung regelmäßig folgende Daten verarbeiten: Personenstammdaten, Kommunikationsdaten, Gerätedaten und IT-Nutzungsdaten. Die Informationen werden gespeichert, solange Shiftmove das Produkt für den Kunden bereitstellt und die Benutzerkonten nicht gelöscht oder deren Löschung vom Kunden angefragt wird.
Live-GPS-Routendokumentation von Fahrzeugen: Für die Live-GPS-Routendokumentation werden verschiedene Fahrzeugbezogene Daten verarbeitet: GPS-Ortungsdaten (ca. 20 Sekunden Intervall) mit Zeit und Datumsangabe, Spannungsdaten zum OBD-Stecker (oder Box), Fahrzeugidentifikationsnummer (FIN). Kunden können je nach Einstellung innerhalb des Systems die aufgezeichneten Routendokumentationen und GPS-Daten in regelmäßigen Abständen automatisiert löschen.
Aufgabenmanagement: Im Rahmen der Abbildung des internen Aufgabenmanagements verarbeitet Shiftmove regelmäßig folgende Daten: Aufgaben und Kommentare, Personalstammdaten, Kommunkationsdaten, Gerätedaten und IT-Nutzungsdaten. Bitte beachten Sie, dass es sich bei den Aufgabenmanagement-Formualren um Freitextfelder handelt. Es obliegt daher der Kontroller der Nutzer:innen, welche Daten innerhalb dieser Funktion verarbeitet werden.
Warnmeldungen: Sie können für Fahrzeuge innerhalb der Anwendungen sog. Warnmeldungen einrichten. Warnmeldungen benachrichtigen den Flottenmanager falls ein Fahrzeug ein zuvor bestimmtes Gebiet verlässt oder sich in diesem aufhält. Die Warnmeldungen können auch für bestimmte Zeiträume und Tage definiert werden. Hierfür werden GPS-Ortungsdaten, Fahrzeugdaten, Gebiete und Zeiträume der Warnmeldungen verarbeitet.
Tankkartenverwaltung: Für die Bereitstellung der Funktion zur Verwaltung von Tankkarten und deren Kosten verarbeitet Shiftmove folgende Daten: Personalstammdaten, Kommunkationsdaten, Tankkarteninformationen, Gerätedaten und IT-Nutzungsdaten. Die Informationen werden verzögert in die Anwendung geladen und ermöglichen aufgrund fehlender Angaben zum Ort der Zahlung und des Einsatzes keine Verhaltenskontrolle der Fahrer:innen.
Führerscheinkontrolle: Für die Durchführung der Führerscheinkontrolle verarbeitet Shiftmove folgende Daten: Personalstammdaten, Kommunikationsdaten, Führerscheininformationen, Gerätedaten und IT-Nutzungsdaten. Fahrer:innen können per E-Mail über die anstehende Führerscheinkontrolle informiert werden. Die Kontrolle der Führerscheine erfolgt über unseren Dienstleister LapID. Es werden lediglich die für den Nachweis der Kontrolle notwendigen Informationen vorgehalten.
Support: Im Rahmen der Bereitstellung der Dienstleistung bearbeiten wir regelmäßig Supportanfragen unserer Nutzer:innen. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Personenstammdaten, Kommunikationsdaten, Kommunikationsverläufe.
2.3 Empfänger der Datenverarbeitung:
Shiftmove wählt seine Auftragsverarbeiter mit größter Sorgfalt aus und greift nur auf Auftragsverarbeiter zurück, die ausreichende Sicherheitsgarantien bieten.Die Empfänger der Datenverarbeitungen im Rahmen der Bereitstellung von Vimcar Fleet Geo als Auftragsverarbeiter sind auf folgender Seite abschließend aufgelistet: https://www.vimcar.de/legal/datenschutz/subunternehmer
2.4 Speicherdauer
Shiftmove wird die Daten, die im Rahmen der Auftragsverarbeitung verarbeitet werden, solange speichern, wie hierfür die Weisung durch unsere Kund:innen besteht. Diese Weisung besteht für die Dauer des Vertragsverhältnisses zwischen Shiftmove und seinen Kund:innen. Shiftmove löscht die verarbeiteten Daten spätestens 30 Tage nach Beendigung des Vertrags oder auf Weisung des Verantwortlichen.
2.5 Sicherheit der Verarbeitung
Shiftmove legt größten Wert auf die Sicherheit der ihm anvertrauten personenbezogenen Daten. In Übereinstimmung mit der Datenschutzvorschriften verpflichtet sich Shiftmove, alle notwendigen Vorsichtsmaßnahmen zu ergreifen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten und sie insbesondere vor unbeabsichtigter oder unrechtmäßiger Zerstörung, unbeabsichtigtem Verlust, Korruption, Verbreitung oder unberechtigtem Zugriff sowie vor jeder anderen Form der unrechtmäßigen Verarbeitung oder Offenlegung gegenüber unbefugten Personen zu schützen. Eine umfassende Liste aller ergriffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen finden Sie in Anhang 2 unseres Data Processing Agreements. Auf Anfrage wird Ihnen unser Team auch unser IT-Security Whitepaper bereitstellen, in welchem alle ergriffenen IT-Sicherheitsmaßnahmen ausführlich beschrieben sind.
2.6. Ausübung Ihrer Betroffenenrechte
Die Erfüllung und Wahrung der Betroffenenrechte gemäß Abschnitt 3 des DSGVO ist grundästzlich die Pflicht des Verantwortlichen, also der Kund:innen von Shiftmove. Sollten Sie Nutzer:in oder Fahrer:in innerhalb der Avrios-Anwendung sein, so wenden Sie sich bitte zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte an das Unternehmen, dass Ihre Avrios-Instanz erworben hat. Sie haben das Recht eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten durch uns verarbeitet werden. Ist dies der Fall, geben wir Ihnen gerne Auskunft über diese personenbezogenen Daten und die in Art. 15 DSGVO aufgeführten Informationen. Darüber hinaus steht Ihnen unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und das Recht Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen (Art. 21 DSGVO) zu. Beruht die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt dabei unberührt. Shift Move unterstützt seine Kund:innen entsprechend der Vereinbarungen in unserem Data Processing Agreement bei der Erfüllung von Anfragen zur Ausübung von Betroffenenrechten. Wenden Sie sich bitte an Ihre zuständigen Ansprechpartner:innen bei Shiftmove.
VI. Nutzung von Machine Learning und KI in unseren Produkten
Shiftmove setzt sich für einen angemessenen und sicheren Umgang mit KI-gestützten Tools und Anbietern ein. Shiftmove hat eine spezielle Richtlinie zur KI-Nutzung erstellt und erlaubt damit nur eine eingeschränkte Nutzung von KI-gestützten Tools für die Entwicklung und Bereitstellung unserer Produkte. KI-bezogene Tools, die für die Entwicklung des Produkts verwendet werden, haben keinen Zugriff auf personenbezogene Kundendaten. Keine der KI-bezogenen Funktionen, die Shiftmove seinen Kunden zur Verfügung stellt, führt zu einer automatisierten Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO.
Avrios Automatisierung des Auslesens von Bußgeldern und Rechnungen
Das Flottenmanagementsystem von Avrios bietet die Möglichkeit, Bußgelder und Rechnungen innerhalb des Produkts zu verwalten und automatisch die erforderlichen Dokumentvorlagen für die weitere Korrespondenz aus den Original-Rechnungs- und Bußgelddateien zu generieren.Wir setzen ein auf maschinellem Lernen basierendes Zeichenerkennungsystem (Optic Character Recognition (OCR)) von AWS ein, um geschriebenen Text aus den bereitgestellten Rechnungen und Bußgeld-PDF-Dateien zu extrahieren. Die Dateien werden lokal auf unserer AWS-Infrastruktur verarbeitet, auf der wir das OCR-System hosten. Die OCR-Ausgabe wird dann über ein lokal trainiertes Large Languge Model (LLM) neu organisiert, um relevante Informationen wie Kennzeichen, Rechnungsinformationen, Behördename, Fallnummer, Verstoß und Kontaktinformationen zu extrahieren. Anschließend können Flottenmanager mithilfe der aus PDF-Dateien extrahierten Informationen Antwortvorlagen erstellen, z. B. um eine Zahlungsaufforderung wegen eines Verstoßes an einen bestimmten Fahrer weiterzuleiten.Die von diesem Prozess verarbeiteten Kundendaten werden niemals zum Trainieren des KI-Models verwendet und sind für andere Avrios-Kunden nicht zugänglich oder in irgendeiner Form abrufbar. Unsere strenge Richtlinie ist, dass alle von Benutzern hochgeladenen PDF-Dokumente nicht als Trainingsdaten für die LLM verwendet werden und nur für eine begrenzte Zeit aufbewahrt werden, um den angeforderten Service bereitzustellen. Eine Weitergabe der Daten an Dritte oder eine Übermittlung der Daten an Systeme außerhalb unserer AWS-Umegbung findet nichts statt,Unsere Automatisierungen rund um Rechnungen und Bußgelder werden im Rahmen des entsprechenden Pakets von Avrios bereitgestellt und unterliegen damit dem Data Processing Agreement zwischen Shiftmove und den Kunden.
VII. Speicherdauer
Soweit nicht anders in den Beschreibungen der einzelnen Verarbeitungstätigkeiten angegeben, verarbeiten wir Ihre Daten grundsätzlich solange, wie es für die Erfüllung des Zwecks der Verarbeitung erforderlich ist. Wir löschen Ihre Daten unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (ggf. Aufbewahrung bis zu 10 Jahre), sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt oder dies gesetzlich erforderlich ist, wie etwa beim Widerruf Ihrer Einwilligung.
VIII. Internationale Datenübermittlungen
Shiftmove verarbeitet Ihre Daten grundsätzlich nur auf Servern innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums. Falls Shiftmove Daten außerhalb der Europäischen Union verarbeitet, ist dies in dieser Datenschutzerklärung explizit genannt. Bei der Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums hat Shiftmove alle notwendigen Maßnahmen getroffen, um die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorgaben im Zusammenhang mit Ihren personenbezogenen Daten sicherzustellen. Dazu gehört unter anderem, dass eine rechtmäßige Grundlage für die Datenübermittlung besteht und angemessene Schutzvorkehrungen getroffen werden, um ein hohes Schutzniveau für Ihre Daten zu gewährleisten. Darüber hinaus setzen wir Maßnahmen um, die den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften sicherstellen.Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten außerhalb des Vereinigten Königreichs, des EWR oder der Schweiz übermitteln, stellen wir – soweit dies nach den relevanten Datenschutzgesetzen erforderlich ist – sicher, dass mindestens eine der folgenden Schutzmaßnahmen angewendet wird: (1) Die Übermittlung erfolgt an Länder oder Organisationen, die von der Europäischen Kommission, der britischen Regierung oder den Schweizer Behörden als datenschutzrechtlich angemessen eingestuft werden; oder (2) wir nutzen vertragliche Regelungen, die von den genannten Stellen genehmigt wurden, wie etwa „Standardvertragsklauseln“ (SCCs). Für weitere Informationen zu den spezifischen Mechanismen, die wir für die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten einsetzen, können Sie uns gerne kontaktieren.
IX. Ihre Rechte
Sie haben das Recht eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten durch uns verarbeitet werden. Ist dies der Fall, geben wir Ihnen gerne Auskunft über diese personenbezogenen Daten und die in Art. 15 DSGVO aufgeführten Informationen. Darüber hinaus steht Ihnen unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und das Recht Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen (Art. 21 DSGVO) zu. Beruht die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt dabei unberührt. Zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte wenden Sie sich bitte an privacy@shiftmove.com genannten Kontaktmöglichkeiten.
Zudem haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Ihr Recht auf Beschwerde bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde geltend zu machen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt (Art. 77 DSGVO).
